Секреты главбуха!

Секреты главбуха!

Как работать с первичной бухгалтерской документацией?

Для начинающих, неопытных бухгалтеров и предпринимателей хочется объяснить принципы работы с первичной бухгалтерской документацией.
 
Понятия, используемые в данном материале:
 
Регистр учета – журнал или папка, куда согласно своей принадлежности подшиваются документы. Так же называется сводный документ, обобщающий информацию по всем первичным документам этого раздела учета.
 
Контрагент – любая организация или частное лицо, с которым данная организация имеет какие-либо отношения.
 
Реквизиты – обобщенное название информации на документе. Различают следующие реквизиты: название, номер, дата, контрагент, основание, наименование ТМЦ, количество, цена, сумма, срок действия, подписи, печать.
 
Акцепт – согласие принять документ.
 

Документы, с которыми вы будете работать, делятся на две группы:

• Поступившие от кого-либо;
• Исходящие от вас.

Как работать с поступающими документами?

1. Определите: является ли данный документ бухгалтерским?

Документ, принимаемый к учету, должен содержать существенную для отражения в учете информацию. Т.е. нести в себе информацию о каком-либо совершенном хозяйственном событии. (Например, фискальный чек).

Фискальный чек —  чек, выдаваемый потребителям при приобретении товаров (услуг), при печати которого происходит изменение показаний в фискальной памяти контрольно — кассовой машины;
 
«Говорит» об оплате кому-либо (расход денег) — накладная.

Накладная — о перемещении ТМЦ (приход-расход) и т. д.

Например, товарная накладная — это  первичный бухгалтерский документ, предназначенный для оформления операций по отпуску и приему товарно-материальных ценностей (ТМЦ).

Содержит наименование выписавшей ее организации, номер и дату, кем и кому отпущен товар, его наименование, количество, сорт, цену и другие данные, основание для отпуска товара, расписку материально от ответственных лиц в его отпуске и приеме.
 
А вот, например, заявление сотрудника с просьбой выдать аванс без визы руководителя к работе принимать нельзя.
 
Не являются бухгалтерскими документами всякие записки, черновики, газетные вырезки и прочее. А так же документы, составленные с нарушением установленных для них правил.
 

2. Определите: относится этот документ к вашей организации или нет?

 

 
Проще говоря, документ должен иметь отношение к данному предприятию, т.е. в нем должны быть реквизиты именно вашей организации, либо они должны быть выписаны на вашего сотрудника.
 
Бывает, что по разным причинам, вам приносят документы, не относящиеся к данной организации. Это возможно просто ошибка. А может быть и так, что сотрудник осознано стремится списать с себя подотчетные суммы.
 
Возможно еще, что документы по закупу ТМЦ (работ, услуг) сознательно выписываются на данное предприятие с целью получить дополнительные суммы на вычет по налогам. В случае, если несоответствие между вашим видом деятельности и сутью документа бросается в глаза, то лучше этот документ не брать к учету.
 
Еще один момент — возможно контрагент не имеет оснований выписывать в ваш адрес данный документ. Т.е. у вас нет с ними договорных отношений. Например, энергоснабжающая организация выставила вам счет, не разобравшись, что потребляемую вами электроэнергию оплачивает другая организация, например, арендодатель.
 

3. Проверьте реквизиты

• Контрагент несет ответственность за правильность своих реквизитов сам. Сейчас многие предприятия используют компьютерные программы и поэтому ошибок в своих реквизитах, как правило, не допускают, хотя и такое бывает. А вот ваши реквизиты стоит перепроверить — в них зачастую могут быть ошибки.
• Отдельно надо сказать про рукописные документы — кроме того, что в них бывают ошибки, так же бывает, что документ поддельный, т.е. например, выписаны от имени несуществующего предприятия. Существует или нет такое предприятие, можно перепроверить через реестр налогоплательщиков на сайте Налогового комитета МФ РК.
• Подписи в документе должны быть подлинными, т.е. именно тех людей кому они принадлежат, и эти люди должны иметь право подписывать такие документы.
• В документах  не допускается факсимильная подпись. Печатей в одной организации может быть несколько. Проверьте, та ли печать стоит на данном документе. Например, на счет-фактуре не должна стоять печать с надписью «Отдел кадров».
• Еще бывает, что документ по ошибке выписан на схожую по названию организацию. Во всех таких случаях надо обратиться в эту организацию и потребовать переделать документ.

4. Было ли фактически совершено событие, отраженное в документе?

•  Возможно, поставщик не поставлял вам эти ТМЦ или не оказывал вам этих услуг.
• Или возможно контрагент выставил счет на больший чем нужно объем, цену и соответственно сумму. Например, на ваш склад не привозили указанный в счете товар. Ваши специалисты этот документ должны акцептовать (подтвердить). В данном примере это должен подтвердить завсклад, своей подписью о получении товара.
• А цену, объем, и условия закупа надо сравнить с условиями договора. Либо это должен подтвердить экономист — маркетолог или снабженец.

5. Определите: к какому периоду относиться документ

 Периоды могут быть: 

• текущий месяц;
• текущий квартал;
• текущий год;
• прошедший месяц;
• прошедший квартал;
• прошедший год.

1) От этого зависит, нужно ли принимать этот документ к учету. Да бывает и такое, что, например, приносят Счет-фактуру за прошедший период — на ваше усмотрение принимать его к учету или нет. В целом, конечно, вы обязаны принять документ к учету, но если примите, это вызовет необходимость корректировать отчеты в т.ч. и налоговые. Однако если отчеты прошедшего периода текущего года (прошлый квартал, прошлый месяц) исправить не составит труда, то отчеты прошлого года откорректировать бывает весьма затруднительно. Выбор за вами.
 
2) Возможно этот документ уже был (есть) у вас. Тогда либо это дубликат (копия), либо этот документ от вас забирали для чего-либо и теперь вернули. Будьте осторожны — не проводите один документ дважды. Это создаст двойные обороты, т.е. необоснованно увеличит те или иные суммы.

6. Определите: к какому разделу учета относиться документ

Разделы учета:

• Касса;
• Банк;
• Материалы;
• Товары;
• Основные средства;
• Подотчетные лица;
• Поставщики;
• Покупатели и т.д.

Существует регламентация документов по разделам учета. Это можно прочитать в любом учебнике бухучета. Например, Выписка банка — это документ раздела «Банк», так же называется и регистр, куда вы подошьете этот документ. Это просто.
А вот с документами относящимся к приходу ТМЦ дело обстоит сложнее.
 
Определите, чем для вашей компании является поступившее ТМЦ: материалом, товаром, основным средством, нематериальным активом или услугой / работой (да и такое бывает)?
 
Материал — это то, что используется в работе и при этом расходуется, т.е. заканчивается. Например, это бумага, бензин, цемент и прочее. Материал изменяет свою форму: был цемент — стало бетонное изделие.
 
 Товар в отличие от материала не используется в работе, оно приобретается для дальнейшей реализации, т.е. для продажи. Это единственное его отличие. А на практике товаром может быть и бумага, и бензин, и цемент — смотря, чем мы торгуем. Справочник товаров в программе «1С» называется «Номенклатура».
 
Основное средство — это некое орудие труда, используемое в работе, которое в отличие от материала не меняет своей физической формы. Т.е. не заканчивается и не расходуется. Например, это стол, компьютер, автомобиль и т.д. И через несколько лет эксплуатации они останутся столом, компьютером и автомобилем. Только в процессе эксплуатации происходит амортизация (износ) ОС. В программе «1С» ОС называются фиксированными активами.
 

7.  В какой регистр (журнал) вы подошьете этот документ?

Определите это сразу, и желательно сразу же после обработки подшейте документ на свое место. Бывает правда, что документ пока нельзя «убрать» — он еще требует какой-то доработки или выяснения каких-то обстоятельств. Желательно завести отдельную папку для таких бумаг или отдельный лоток.
 
Одна из самых плохих недостатков которое могут быть у бухгалтера — это лень. Документ отложенный «на потом», может вызвать массу неприятностей. Поэтому лучше документы обрабатывать по возможности сразу после получения. Документы, отложенные по объективным причинам, надо дорабатывать сразу же как представляется такая возможность.
 

8. Определите: будут ли в дальнейшем какие-либо события связанные с этим документом?

Некоторые документы могут в будущем повлечь какие-либо последствия. Например, Уведомление налогового комитета может вызвать в будущем неприятные последствия: арест счета и т.д. Поэтому с такими документами нужно заняться незамедлительно, отложив все прочие дела. Внимательно изучите этот документ: в нем обязательно указывается срок ответа!
 
Бывают так же документы, которые могут иметь неприятные последствия после вашего подтверждения их правильности. Например, Акт сверки с указанием вашей кредиторской задолженности — это может быть основанием для подачи иска в суд против вашей компании. Поэтому если не уверены, лучше оставьте подобные документы на усмотрение руководителя.
 
Иные документы могут потребовать получения других документов. Например, накладные на приход товара без счет-фактуры. Возможно, так установлено, что ваш контрагент позже выставит вам общую счет-фактуру за определенный период или объем товара. В таком случае эти накладные надо собирать и сразу же после окончания периода или получения оговоренного объема напомнить поставщику об счет-фактуре.
 
Здесь же надо упомянуть о следующем: бухгалтер должен держать на контроле своевременное получение необходимых документов. Документы, об ожидаемом поступлении которых вы знаете, надо требовать от контрагента или ответственного сотрудника в случае не получения в установленные сроки.
 
Спасибо за внимание, уважаемые коллеги! С вами был Алексей Лебедь. 
 
  Перепечатка