1С: Бухгалтерия + Перепад электричества = Угроза безопасности для малого бизнеса.
Буквально в пятницу у клиента случилась неприятность. На арендованной территории, где находится и склад, и офис компании клиента, произошло отключения электричества. В этот момент бухгалтер создавал документы на отгрузку товаров в программе 1С:Бухгалтерия и отправлял электронные счета-фактуры. Ни один компьютер клиента не был оснащен источником бесперебойного питания, а батарея на ноутбуке бухгалтера была уже давно «мертва» и не держала напряжение даже секунду. Свет погас и вместе с ним резко, в самый неподходящий момент, прервалась работа бухгалтера и работа программы 1С: Бухгалтерия.
 
После того, как подача электричества возобновилась, бухгалтер не смог зайти в программу 1С: Бухгалтерия и продолжить работу по созданию документов на отгрузку и отправке электронных счетов-фактур.
 
Выключение электричества в момент работы в программе – это одна из основных причин «крушения» базы 1С: Бухгалтерия, и одна из самых серьезных проблем с точки зрения безопасности малого бизнеса.
 
Какие последствия могли бы произойти?
 
Масштаб последствий зависит от размера бизнеса и ежедневного количества документов, оформляемых из бухгалтерской программы 1С: Бухгалтерия
 
1) Последствия минимальны. Если рабочая база ежедневно копируется, то может быть восстановлена из резервной копии. Даже если в течении дня были внесены несколько документов, они могут быть легко восстановлены.
 
2) Последствия минимальны. Работоспособность базы 1С может быть восстановлена инструментами, предусмотренными самой программой 1С.
 
3) Последствия минимальны. Если документов немного и были узлы обмена, и накануне выполнялся полный обмен между узлами обмена, то можно из базы 1С «Приемника» с помощью специальной обработки сделать базу 1С «Источник».
 
4) Последствия серьезные и затратные. Если ежедневно вводится множество документов, а резервные копии делаются редко — раз в неделю или месяц, можно не успеть разнести заново вручную все бухгалтерские документы и пропустить срок отправки ЭСФ (электронных счетов-фактур). А это повлечет штрафные санкции налоговых органов. И дополнительный бюджет на оплату сверхурочных работ штатному бухгалтеру или аутсорсинговой компании за восстановление базы 1С.
 
5) Последствия масштабные с высоким риском потери бизнеса. Нет ни одной резервной копии бухгалтерской программы, документы из программы регулярно не распечатывались, ежедневно вносится большое количество документов. Эти факторы увеличивают налоговые риски, и в несколько десятков раз увеличивают стоимость восстановления бухгалтерского и налогового учета.
 
В первый раз, когда в пятницу возникла проблема, я восстановил работоспособность бухгалтерской программы клиента с помощью встроенных инструментов (см. пункт 2 выше). А при повторном отключении (сегодня, 19 ноября) фокус не сработал. И на данный момент работы ведутся на нашей стороне, а бухгалтер клиента простаивает.
 
Чтобы помочь клиенту, мы будем использовать третий вариант — вариант с узлом обмена.
 
Поясню. Бухгалтерское обслуживание этого клиента (оптовая торговля) строится по следующему принципу: документы по реализации и кассовые документы вносит бухгалтер клиента, а все остальное (зарплата, налоги, банк, поступления, статистика и т.п.) мы делаем в своем офисе. Для взаимного обмена внесенных документов между бухгалтерскими программами, находящимися в разных офисах, мы используем инструмент: обмен между распределенными узлами (РИБ), то есть между двумя базами 1С.
 
Получается, что база 1С клиента — это «Источник» (основной узел обмена), а наша база 1С – это «Приемник» (подчиненный узел обмена).
 
На момент перепада электричества информация в обеих базах была практически идентичная, поэтому для восстановления можно использовать нашу базу. В программе 1С предусмотрена техническая возможность преобразования подчиненного узла в основной.
 
Результат восстановления будет известен позже. Но ситуация позволяет сделать несколько выводов:

1. Безопасность бизнеса может зависеть даже от перепада электричества – снабдите бухгалтерию бесперебойниками.
2. Регулярно сохраняйте копии баз. Настройте резервное копирование.
3. Уходя с работы, закрывайте базу 1С и выключайте компьютеры.
4. Имейте под рукой контакты программиста 1С, если случай технически сложный.
5. Выводите бухгалтерию в облако или передавайте хотя бы часть функций на аутсорсинг, это позволит минимизировать риски и сохранить данные хотя бы у компании-аутсорсера.

С уважением к вашему бизнесу, налоговый консультант и внутренний аудитор А.А. Лебедь.
 
  Перепечатка
 

<Алексей Лебедь
Внутренний аудитор и ревизор
Профессиональный бухгалтер РК
Налоговый консультант 1-й категории
| ИП «KazInvoice Расчётно-бухгалтерская служба»
Телефон: +7 (71 82) 39-32-02
Сотовый / WhatsApp: 8 705 407 22 11
Электронная почта: kz782254@yandex.kz
Скайп: aleksey_kaznano
Адрес: Республика Казахстан, 140000, г. Павлодар, ул. Желтоксан (бывшая ул. Володарского) 7, кв. 4