Заметки РЕВИЗОРА (№ 5): Сохрани порядок и порядок сохранит тебя. От хауса к системе.
 
Свой бухгалтерский бизнес я начинал в далеком 2010 году. Документы нескольких фирм, которые я обслуживал вмещались на полторы полки небольшого шкафа. Прошло некоторое время, и я нанял своего первого сотрудника. Потом появился еще один шкаф, полностью забитый документами. Потом еще два сотрудника, еще два…
 
В общем бухгалтерские документы сорока двух фирм с трудом помещались в восемь шкафов по четыре полки в каждом.
В то время, за каждым сотрудником закреплялось от пяти до пятнадцати клиентов. И только этот посвященный сотрудник знал точное расположение (в каком шкафу и на какой полке) находятся папки с документами по его клиентам.
 
💰Когда случалось этому сотруднику уйти в отпуск, заболеть или уволиться и в этот период неожиданно приходил клиент с просьбой срочно получить оригинал какого-то документа, то начинали звонить этому сотруднику, если он не брал трубку, то половина офиса бросалась вместе со мной на поиски папки с этим документом. Потери в деньгах и времени были недопустимыми: от 3 000 тг за 15 минут и больше.
 
⚡Я решил раз и навсегда положить этому конец.
 
Двое сотрудников наклеивали обычные липкие ценники на торец регистра с документами, сразу же нанося на ценник порядковый номер. Нумерация была сплошная от единицы до номера последней папки.
 
Другой сотрудник наклеивал ценники на полки каждого шкафа и тоже по порядку. Например, на каждой полке был ценник с цифрами 1.1, 1.2, 1.3, 1.4, где первая цифра — это номер шкафа, а вторая — номер полки. Если у шкафа кроме полок были закрывающиеся дверцы или выдвижные ящики, то на них тоже наклеивали ценники с номером. В итоге каждый шкаф и полка, каждый выдвижной ящик, каждый сейф, каждое рабочее место где можно было поместить скоросшиватель или регистр с документами имел собственный номер.
 
Вся информация о местах хранения и о хранящихся на них регистрах (папках) была сведена в таблицу Excel.
 
После этого мероприятия любой сотрудник мог найти любую папку не более чем за 3 минуты. Это был рекорд и это было круто.
 
Каждый раз приходя в офис заказчика с проверкой, я начинаю с изучения порядка и системы хранения документов.
 
С уважением к вашему бизнесу, налоговый консультант и внутренний аудитор А.А. Лебедь.
 
Источник: https://www.instagram.com/p/B0ZACPrHaPE/
 
  Перепечатка
 

Алексей Лебедь
Внутренний аудитор и ревизор
Профессиональный бухгалтер РК
Налоговый консультант 1-й категории
| ИП «KazInvoice Расчётно-бухгалтерская служба»
Телефон: +7 (71 82) 39-32-02
Сотовый / WhatsApp: 8 705 407 22 11
Электронная почта: kz782254@yandex.kz
Скайп: aleksey_kaznano
Адрес: Республика Казахстан, 140000, г. Павлодар, ул. Желтоксан (бывшая ул. Володарского) 7, кв. 4